<ul><li><strong>Heldere rollen en verantwoordelijkheden</strong>: Voorkomt misverstanden en bevordert efficiënte samenwerking.</li><li><strong>Documentatie van afspraken</strong>: Leg alles vast om toekomstige problemen te vermijden.</li><li><strong>Regelmatige evaluaties</strong>: Blijf afspraken en doelen checken en bijwerken indien nodig.</li></ul><p>&nbsp;</p><p>De vliegende start van Smart Energy Hub (SEH) Lorentz III in Harderwijk, die alle betrokken partijen voor ogen stond, loopt behoorlijke vertraging op. Vandaar dat plan B, het opvragen van de kwartierstaten van het elektriciteitsgebruik van de bedrijven, wordt ingezet. Een belangrijke les is dat de keuze van partners, die werkzaamheden uitvoeren voor de SEH en het maken van duidelijke afspraken met hen, van cruciaal belang is voor de technische, organisatorische en juridische voorbereidingen en het functioneren van de hub.</p><p>Heldere afspraken en die afspraken nakomen is doorslaggevend bij een goede samenwerking. Dat weet iedereen. Bij de voorbereiding, het opbouwen en functioneren van een Smart Energy Hub (SEH) gaat het om een innovatief proces met nieuwe vormen van samenwerking tussen partners van verschillende pluimage. Van grote en kleine bedrijven, netbeheerders, technische en ICT-bedrijven tot overheden.<br>‘Het gaat met name om het ontzettend goed formuleren van afspraken en verantwoordelijkheden aan het begin van het proces’, beklemtoont Thomas Pesiwarissa, regisseur van de Smart Energy Hub (SEH) Lorentz III. ‘Dan nog loop je tegen onvoorziene omstandigheden aan, we zijn immers aan het innoveren, maar dan moet het vertrouwen er zijn dat je op basis van de gemaakte afspraken gezamenlijk aan een oplossing werkt.’</p><h3>Het luistert nauw</h3><p>Bedrijven, die nog nooit met elkaar hebben samengewerkt, zitten bijvoorbeeld aan tafel om afspraken te maken over een nieuw, gezamenlijk Energie Management Systeem en het leveren van door bedrijf A duurzaam opgewekte stroom aan bedrijf B. Dan luistert het heel nauw met de afspraken die worden gemaakt en het nakomen daarvan.&nbsp;<br>‘Voor alle partijen betekent de energietransitie en de samenwerking in een Smart Energy Hub een nieuw speelveld’, constateert Pesiwarissa. ‘Een speelveld, dat ook nog eens verandert, bijvoorbeeld als er nieuwe inzichten zijn of wet- en regelgeving wordt aangepast. Ook al heb je alle knappe koppen van tevoren aan tafel, dan kom je in dit proces nog hobbels tegen. Die moet je samen oplossen op basis van de gemaakte afspraken en het vertrouwen tussen de deelnemers.’</p><h3>Meteen aan de slag met meetgegevens</h3><p>Het idee was om zo snel mogelijk meetapparatuur te plaatsen om de energiehuishouding van de eerste 22 bedrijven, die meedoen aan SEH Lorentz III, in beeld te krijgen en te analyseren. Om het uitwisselen van elektriciteit en wellicht later andere vormen van energie mogelijk te maken, is het nodig inzicht te hebben in de dagelijkse energiestromen binnen deze bedrijven.&nbsp;<br>Voor deze technische onderdelen van de SEH hebben de Bedrijvenkring Harderwijk (BKH), het parkmanagement van bedrijventerrein Lorentz en de gemeente Harderwijk al twee bedrijven benaderd als SEH-regisseur Thomas Pesiwarissa in november 2022 op Lorentz III aan de slag gaat. ‘Dat is ongebruikelijk. Normaliter ben je als regisseur samen met de bedrijven die deelnemen aan de SEH betrokken bij de keuze van de technische partners. Dan maak je van tevoren goede afspraken. Maar de ondernemers waren enthousiast en wilden een vliegende start maken door zo snel mogelijk meetgegevens te verzamelen’, zegt Pesiwarissa. ‘Nu hebben we die afspraken als het ware gaandeweg moeten maken, en dat is niet ideaal.’ De installatie van de meters zou van september tot november 2023 plaatsvinden, zodat de meetfase in december 2023 van start kon gaan.’</p><h3>Technische obstakels</h3><p>Bij het installeren van de meetapparatuur is sprake van kleine, technische obstakels bij verschillende ondernemers. Dat is gebruikelijk, aangezien de praktijk altijd weerbarstiger is dan de theorie. Elk bedrijf heeft zijn eigen energie-installatie, waarbij lang niet alle onderdelen hetzelfde werken als bij de buurman, al was het maar omdat er verschillende leveranciers in het spel zijn. Die technische obstakels zijn altijd op te lossen, maar dat kost extra tijd.</p><h3>Organisatorische en financiële problemen</h3><p>Werkenderwijs blijkt dat daar geen goede afspraken over zijn gemaakt. Dat levert organisatorische en financiële problemen op, waardoor niet alleen vertraging optreedt, maar er ook onvrede over het proces ontstaat bij sommige deelnemers. Met als resultaat dat sommige bedrijven afhaken. ‘Een bedrijf dat nog geen problemen heeft met zijn energiehuishouding haakte af vanwege het oplopende kostenplaatje’, vertelt Pesiwarissa. ‘Dat is heel jammer. Bovendien kost zo’n steeds stroever verlopende samenwerking veel tijd en energie.’</p><h3>Meetfase van start</h3><p>De meetfase voor de SEH gaat in december 2023 van start en duurt tot juni 2024. ‘Op die manier zou een goed beeld van de seizoensinvloeden op de energieprofielen van de bedrijven ontstaan’, meldt Pesiwarissa. ‘De bedrijven waar de meetapparatuur nog niet functioneerde, zouden later aanhaken.’ Gaandeweg blijkt dat het verzamelen van data door vertragingen en obstakels niet volledig is. De meetfase is daarom met enkele maanden verlengd.</p><h3>Plan B: kwartierstaten opvragen</h3><p>Om niet te veel tijd te verliezen, besluit regisseur Pesiwarissa de kwartierstaten van het energieverbruik van de bedrijven te verzamelen. Met dit plan B en de inmiddels zelf verzamelde gegevens kan een tussentijdse analyse worden gemaakt, waarmee eventuele bijzonderheden en aandachtspunten zichtbaar worden.&nbsp;<br>Deze analyse is aan het eind van de zomer van 2024 klaar. ‘De bevindingen worden in september met de deelnemende ondernemers gedeeld, waarna we de benodigde vervolgstappen kunnen bespreken’, kondigt Pesiwarissa aan. Hij denkt daarbij aan het ontwerp voor een Energie Management Systeem en een bijbehorend verrekenmodel.</p><h3>Afspraken aan de voorkant</h3><p>‘Het is frustrerend als blijkt dat er aan de voorkant van een proces geen goede afspraken zijn gemaakt. Dat is een belangrijke les. Het enthousiasme en vertrouwen waarmee de ondernemers aan de voorbereiding van een smart energy hub begonnen, heeft daardoor een knauw gekregen’, constateert Pesiwarissa.<br>In overleg met alle partners is inmiddels besloten nieuwe afspraken te maken. ‘We moesten echt met z’n allen even door de zure appel heen bijten. Gelukkig is het enthousiasme van de ondernemers nu weer terug. We hebben geleerd van de obstakels, die we tegen zijn gekomen en iedereen werkt hard aan de start van de Smart Energy Hub.’</p><h3>De tips samengevat</h3><ol><li><strong>Duidelijke afspraken</strong>: Zorg voor helderheid in verantwoordelijkheden en rollen.</li><li><strong>Transparante communicatie</strong>: Regelmatige updates en open communicatie verbeteren de samenwerking.</li><li><strong>Juridische dekking</strong>: Leg afspraken juridisch vast om conflicten te voorkomen.</li><li><strong>Flexibiliteit</strong>: Plan voor veranderende omstandigheden en onverwachte uitdagingen.</li><li><strong>Langetermijnvisie</strong>: Ontwikkel een gedeelde visie voor langdurige samenwerking en duurzaamheid.</li></ol><p>Lees ook het <a href="https://www.smartenergyhubs.eu/projects/lorentz" target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow">artikel 'Van meten en weten naar praktische afspraken'</a>.&nbsp;</p>

Lesson learned: duidelijke afspraken cruciaal

Lessons learned